دبیرخانه
دبیرخانه
شرح وظایف
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های صادره و وارده
- ثبت موضوع و شماره نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکس با سیستم مکانیزه
- توزیع نامه ها به مدیران و کارشناسان حسب دستور مقام مافوق
- بازبینی ضمائم نامه های وارده و صادره
- ارسال نامه های صادره به مبادی آنها از طریق نامه رسانی با پست
- بایگانی نامه ها و مدارک پیوست آنها با توجه به دستورالعمل بایگانی در پرونده های مربوط و دقت در حفظ و نگهداری آنها
- ارائه سوابق و مدارک مورد نیاز واحدها به کارشناسان و مسئولین ذیربط در چارچوب ضوابط و دستورالعمل های مربوط
- پاسخگویی به واحدهای تابعه و ارباب رجوع در مورد صدور، ارجاع و پیگیری نامه ها
- کنترل امور ثبت و صدور مکاتبات وصولی و ارسال در سیستم های دفتری و رایانه
- تفکیک و طبقه بندی اسناد و مدارک و تهیه نسخ پشتیبان به طور ادواری
- نگهداری و بایگانی سوابق، مدارک، مکاتبات طبق روش تعیین شده